Ongewenste omgangsvormen
Ongewenste omgangsvormen bederven de werksfeer en kunnen de gezondheid, het zelfvertrouwen en de prestaties van medewerkers aantasten. Het kan daarbij gaan om ongewenste omgangsvormen van leidinggevenden, of van medewerkers onderling, of van derden naar medewerkers. Het thema ongewenste omgangsvormen omvat de volgende onderdelen:
- Agressie en Geweld
- Discriminatie (bv op grond van afkomst, geslacht, seksuele geaardheid, leeftijd, handicap of chronische aandoening, politieke gezindheid, arbeidsrelatie, soort contract, burgerlijke staat, nationaliteit, godsdienst of levensbeschouwing)
- Pesten
- Seksuele intimidatie
Het is zaak om een beleid rond ongewenste omgangsvormen op te stellen. De Arbowet schrijft voor dat de werkgever er aandacht aan besteedt in de RI&E en het bijbehorende plan van aanpak. Ook dienen werknemers voorlichting te krijgen over de risico’s van ongewenste omgangsvormen en de beschermende maatregelen die genomen zijn.
Eisen
Ongewenste omgangsvormen in de RI&E
Volgens de Arbowet is de werkgever verplicht een Risico-inventarisatie en een Plan van aanpak op te stellen ter voorkoming van alle vormen van psychosociale arbeidsbelasting. De werkgever dient als basis de Vragenlijst_ongewenste_omgangsvormen_en_werkdruk te gebruiken (of een vragenlijst met een vergelijkbare kwaliteit) en de risico’s hiermee te inventariseren. Anderstalige medewerkers ontvangen de vragenlijst in een voor hun begrijpelijke taal. De verwerking van de gegevens van de vragenlijsten zal op anonieme wijze gebeuren en de resultaten zullen niet naar personen te herleiden zijn. Het uiteindelijke Plan van aanpak wordt in overleg met de Ondernemingsraad c.q. personeelsvertegenwoordiging opgesteld. Dit Plan van aanpak bevat tijdstermijnen waarbinnen maatregelen worden genomen en wordt beschikbaar gesteld aan alle medewerkers.
Te allen tijde kan hetzij de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, hetzij een werknemersorganisatie, hetzij een groep medewerkers de resultaten en/of de maatregelen bespreken met de werkgever, dan wel de risico’s met behulp van de vragenlijst (opnieuw) laten inventariseren, dan wel verzoeken om een nieuw Plan van aanpak voor de onderneming of een deel daarvan. De werkgever is gehouden hieraan alle medewerking te verlenen. Medewerkers kunnen zich daarin laten bijstaan door een, door henzelf aangewezen deskundige. Wanneer deskundigen geen kosten in rekening brengen, is toestemming van de werkgever niet vereist. Voor ondernemingen met een wettelijk ingestelde ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging geldt het recht op deskundigen volgens de Wet op de Ondernemingsraden.
Gedragsregels ongewenste omgangsvormen
Stel binnen uw organisatie gedragsregels op over ongewenste omgangsvormen. Die gedragsregels dienen vervolgens (bv. tijdens een werkoverleg) bekend gemaakt te worden aan de leidinggevenden en medewerkers. Zorg dat de gedragsregel rond ongewenst gedrag ook met nieuwkomers en uitzendkrachten wordt besproken, bv als onderdeel van het inwerkprogramma.
In de gedragsregels wordt beschreven:
• Wat is wel en niet toegestaan is in het bedrijf op het gebied van ongewenste omgangsvormen;
• Hoe om te gaan met agressieve collega’s, bezoekers;
• Hoe en aan wie incidenten gemeld dienen te worden;
• Hoe de opvang, nazorg en aangifte wordt geregeld; • Hoe discriminatie wordt voorkomen, ook van zwangere medewerkers, anderstalige medewerkers en uitzendkrachten.
Plaats deze gedragsregels ook op intranet of in uw personeelsgids. Verwijs ernaar in uw bedrijfsnoodplan of calamiteitenplan, met name als het gaat om agressie-incidenten .
Vertrouwenspersoon
De werkgever wijst met instemming van de OR/ PVT minstens twee onafhankelijke vertrouwenspersonen aan. Bij voorkeur is minimaal één van hen een vrouw. De vertrouwenspersonen worden in de onderneming schriftelijk bekend gemaakt aan alle medewerkers. Ook de manier waarop medewerkers een vertrouwenspersoon kunnen bereiken wordt bekend gemaakt. Als de onderneming geen ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging heeft, benoemt de werkgever de interne of externe vertrouwenspersonen.
Een vertrouwenspersoon heeft als centrale taak om een werknemer te ondersteunen na een incident op het gebied van ongewenste omgangsvormen. Afhankelijk van de wens van de betrokken werknemer kan de vertrouwenspersoon een luisterend oor bieden, advies geven over de aanpak van het probleem, de klager ondersteunen bij eventuele bemiddeling, de werknemer begeleiden bij het indienen van een officiële klacht, etc. Een vertrouwenspersoon onderneemt geen actie namens de klager, anders dan op uitdrukkelijk verzoek van de klager en met haar/zijn instemming. De vertrouwenspersonen zijn verplicht, zowel tijdens als na afloop van de aanstelling als vertrouwenspersoon bij de werkgever de anonimiteit van de klager te waarborgen en al hetgeen haar/hem, haar/zijn rol ter kennis is gekomen over medewerkers, betrokkenen of vermoedelijk betrokkenen bij kwesties vallende onder deze regeling, geheim te houden.
De werkgever waarborgt een optimaal functioneren van de vertrouwenspersonen en draagt zorg voor de daartoe benodigde faciliteiten, waaronder voldoende scholing en zo nodig deskundige ondersteuning van de vertrouwenspersonen De vertrouwenspersoon verstrekt jaarlijks een geanonimiseerd overzicht van de bij haar/hem gemelde incidenten aan directie en OR/PVT.
Klachtenregeling
In een klachtenregeling wordt beschreven hoe een werknemer een klacht in kan dienen na een of meer incidenten op het gebied van ongewenste omgangsvormen. Centraal in de klachtenregeling staat een onafhankelijke klachtencommissie die als een ‘rechtbank, de klacht behandelt. Dat doet zij ondermeer door de klager, de aangeklaagde en eventuele getuigen te horen. Op grond hiervan zal de klachtencommissie een onderbouwd advies verstrekken aan de directie over de te nemen vervolgstappen. Het is zaak om een doordachte regeling op te stellen waarin de werkwijze van deze klachtencommissie wordt beschreven. Zo’n klachtenregeling valt onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging en dient bekend gemaakt te worden onder alle medewerkers.
Er zijn verschillende manieren om een klachtenregeling invulling te geven:
• De werkgever sluit zich aan bij een externe, gespecialiseerde klachtencommissie;
• Er kan een interne klachtencommissie worden samengesteld, al dan niet met externe ondersteuning. Dit op grond van een op te stellen klachtenreglement. Regelmatige opleiding van de leden is een vereiste.
In de klachtenregeling ongewenste omgangsvormen staat aangegeven:
- Hoe medewerkers een klacht kunnen indienen;
- Hoe en binnen welke termijn een klacht in behandeling wordt genomen en wordt afgehandeld;
- Hoe wordt voorzien in de deskundigheid en onpartijdigheid van de klachtencommissie;
- Hoe na afsluiting van de klachtbehandeling wordt teruggekoppeld aan de klager, de verdachte en aan de werkgever.
- Wie zitting heeft in de klachtencommissie en wie de eventuele plaatsvervangers zijn.
- Hoe de deskundigheid en onafhankelijkheid van de leden gewaarborgd is.
- Hoe de klachtencommissie zorgt voor een vertrouwelijke omgang en administratie van klachten, verslagen van klachtenbehandeling en correspondentie.
- Dat de klachtencommissie jaarlijks een verslag verstrekt aan directie en OR/PVT over het aantal behandelde klachten, het aantal gegronde/ongegronde klachten en de ter zake gegeven adviezen.
Voorlichten medewerkers
Medewerkers worden doeltreffend voorgelicht over de gedragscode, de vertrouwenspersonen en de klachtenregeling. De voorlichting wordt afgestemd op de specifieke risico’s op het gebied van ongewenste omgangsvormen in het eigen bedrijf, zoals die onder meer naar voren komen uit de resultaten van de PSA-vragenlijst en het jaarverslag van de vertrouwenspersonen en klachtencommissie. Houd bij welke medewerkers voorlichting hebben gekregen. Zorg dat ook nieuwe medewerkers deze voorlichting zo snel mogelijk krijgen. De voorlichting moet regelmatig herhaald worden.
Instrueren leidinggevenden
Leidinggevenden hebben een sleutelrol bij incidenten op het gebied van ongewenste omgangsvormen. Adequaat reageren van is van belang. Dat vergt alert zijn op soms onduidelijke signalen. Zaken op een goede manier ter sprake brengen kan erger voorkomen. Het adequaat aanpakken van ongewenste omgangsvormen vraagt specifieke vaardigheden van de leidinggevende. Daarom is regelmatige instructie voor hen vereist.
Incidenten door derden: registreren en melden
Er kan alleen een goed beeld ontstaan van de omvang en de ernst van ongewenste omgangsvormen door derden wanneer het bedrijf zicht heeft op de verschillende voorvallen. Daartoe is het belangrijk dat er een meldings- en registratieprocedure komt, waarbij alle incidenten, hoe klein ook, gemeld worden. Met behulp van een melding- en registratiesysteem wordt het eenvoudiger om preventieve maatregelen te treffen.
NB: Incidenten met ongewenste omgangsvormen door collega’s worden niet in dit register opgenomen. Als het gaat om interne incidenten zal de vertrouwenspersoon jaarlijks aan directie en OR/PVT een geanonimiseerd overzicht geven van de aard van de meldingen die zij/hij ontvangen heeft.
Nazorg
Een incident kan op korte of lange termijn leiden tot lichamelijke en psychische schade bij de betrokken medewerker(s). Daarom is in ernstige gevallen adequate opvang en nazorg nodig.
De kaders voor opvang en nazorg zijn:
• de werkgever zorgt voor de mogelijkheid tot doorverwijzing naar geprofessionaliseerde traumaopvang;
• de nazorg moet binnen 72 uren nadat het incident heeft plaatsgevonden starten;
• als de medewerker in eerste instantie aangeeft geen gebruik te willen maken van de nazorg herhaalt de werkgever zijn aanbod na twee weken;
• de leidinggevende of vertrouwenspersoon gaat na of het contact tussen klager en aangeklaagde hersteld of hervat kan worden, hoe dat verloopt en wie dat begeleidt;
Gedragsregels derden
Zorg met name bij derden die zich zonder begeleiding door het bedrijf begeven, dat zij op de hoogte worden gesteld dat de gedragsregels rond ongewenst gedrag ook voor hen gelden.
Afspraken over veilig openen en sluiten van het bedrijf
Uit onderzoek blijkt dat bepaalde momenten gevoeliger zijn als het gaat om agressie en geweld dan andere momenten. Het openen en sluiten van het bedrijf is daar een voorbeeld van, zeker als dat door één eigen medewerker gebeurt. Daarmee kan zoveel mogelijk rekening worden gehouden, door passende afspraken te maken. Ook het aanpassen van de openings- en sluitingstijden aan die van andere bedrijven in de omgeving kan preventief werken.
Jaarlijkse evaluatie
Bedrijven evalueren minstens eens per jaar hun beleid inzake ongewenste omgangsvormen. Een evaluatie kan plaatsvinden door het inzetten van enquêtes of door gesprekken met de OR, vertrouwenspersonen, HR en arbofunctionarissen. Of door gesprekken binnen teams. Bij mondelinge evaluaties is een schriftelijk verslag sterk aan te bevelen.
Wensen
Balie/receptie
Als een baliewerkplek gebruikt wordt, is het aan te bevelen dat de zittende medewerker zich op dezelfde hoogte bevindt als de staande bezoeker. Hierdoor wordt het neerkijken op de medewerker voorkomen. In de praktijk blijkt dat de kans op agressie daarmee verkleind wordt. Men kan de baliemedewerker kan ook een agressietraining laten volgen.
Zelfinspectietools
Met de zelfinspectietools van de Inspectie SZW kunt u nagaan of het beleid van uw bedrijf aan de voorschriften voldoet. Klik hier voor de zelfinspectietools over: Pesten, Discriminatie en Seksuele intimidatie of over Agressie en Geweld door derden.
